De meeste gegevens geeft u eenvoudig online door via het Koopvaardij Portaal. Een aantal zaken kunt u alleen via de Werkgeversdesk doorgeven.
Via het Koopvaardij Portaal
In de volgende situaties geeft u gegevens en wijzigingen door via het Koopvaardij Portaal:
- Elke maand: de loongegevens. Kijk op Pensioenadministratie beheren.
- Een nieuwe werknemer. Kijk op Nieuwe werknemer.
- Een werknemer die ontslag neemt of ontslagen wordt. Kijk op Werknemer uit dienst.
- Een werknemer die overlijdt. Kijk op Werknemer overlijdt.
- Een werknemer die met verlof gaat.
1. Bij uitbetaald verlof wordt er premie betaald. Hoe u het pensioengevend dagloon voor uitbetaald verlof doorgeeft, vindt u in de handleiding Koopvaardij Portaal (pagina 16).
2. Bij onbetaald verlof (bijvoorbeeld ouderschapsverlof) blijft de werknemer wel in dienst en geeft u voor deze werknemer een dagloon van € 0,00 op.
3. Bij gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof geeft u in het Koopvaardij Portaal voor de 9 weken betaald ouderschapsverlof een salaris door van €0,00. - Een arbeidsongeschikte werknemer na het eerste ziektejaar en na het tweede ziektejaar. Kijk op Werknemer arbeidsongeschikt.
- Een werknemer die met pensioen gaat. Kijk op Werknemer met pensioen.
- De verhuizing van uw bedrijf. U wijzigt uw correspondentieadres gemakkelijk zelf onder ‘Bedrijfsgegevens’. U kunt daar ook uw handelsnaam wijzigen.
Kijk voor meer informatie over het Koopvaardij Portaal, het aanvragen van een account en het maandelijks doorgeven van de loongegevens op Pensioenadministratie beheren.
Direct naar het Koopvaardij Portaal
U logt in met eHerkenning (betrouwbaarheidsniveau EH3) en kunt direct online uw gegevens doorgeven. Handmatig of via een XML-bestand. Lees in de Handleiding Koopvaardij Portaal meer hierover. Ook kunt u op het portaal altijd uw premiespecificaties bekijken.
Inloggen op Koopvaardij Portaal
Via de Werkgeversdesk
De volgende gegevens en/of wijzigingen wijzigt u niet in het Koopvaardij Portaal, maar geeft u per e-mail of post door aan de Werkgeversdesk:
- Werknemers die geheel verwijderd moeten worden uit de pensioenadministratie. Bijvoorbeeld als zij ten onrechte zijn geregistreerd bij Bpf Koopvaardij, zoals een kantoormedewerker, een stagiair of een werknemer die onder buitenlandse vlag vaart.
- De wijziging van uw:
- Statutaire naam
- Loonheffingsnummer
- Rechtsvorm
- E-mailadres
- Telefoonnummer - De wijziging van uw rekeningnummer. Stuur uw gewijzigde rekeningnummer op het briefpapier van uw organisatie per post naar ons. U kunt uw rekeningnummer niet wijzigen per e-mail.
Hoe zit het met privacywetgeving?
De regels over privacywetgeving zijn vastgelegd in de Europese Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). U levert persoonsgegevens van uw werknemers bij Bpf Koopvaardij aan, maar u hoeft geen 'verwerkersovereenkomst' met ons aan te gaan. U levert deze persoonsgegevens namelijk aan op basis van het uitvoeringsreglement en/of de uitvoeringsovereenkomst en daarmee is Bpf Koopvaardij als enige partij verantwoordelijk voor het doel en de middelen van de gegevensverwerking. In onze privacyverklaring leest u hoe wij met persoonsgegevens omgaan.